Los documentos en línea de Google
ofrecen muchas funciones útiles para la producción y gestión de contenidos
escritos. Te mostramos cómo aprovecharlas.
Trabajo colaborativo en línea
Esta es
probablemente una de las funciones más útiles, ya que facilita mucho el trabajo
cuando hay más de una persona colaborando en un artículo, desde distintos
lugares. Paraeditar, comentar y discutir los contenidos con otras personas,
en tiempo real o diferido, puedes usar las siguientes funciones:
·
Comentarios: Selecciona una palabra y presiona en “Comentarios” y luego
“Comentar” para dejar un mensaje en un punto específico del documento. Una vez
publicado, otros editores podrán contestar en la misma ventana o hacer click en
“resolver” para borrarla e indicar que han recibido la información.
·
Edición simultánea: Varias personas pueden realizar cambios en un documento online al
mismo tiempo y todos los cambios se guardan de forma automática.
·
Chat: Cuando hay
más de una persona en línea editando el documento, es posible abrir un chat
para discutir temáticas en tiempo real.
Revisión y control de cambios
Al hacer clic en el mensaje “Todos los cambios guardados en
Drive” se accede al “Historial
de revisión”, un registro de todas las versiones y modificaciones que
se han hecho en el documento.
Además, en el historial se indica la fecha, hora y autor de los cambios realizados.
Esto es muy útil cuando se necesita volver a una versión anterior o identificar
los cambios que ha ingresado un colaborador en particular.
Otra forma de
controlar los cambios es usando el modo “Sugerencias”. Por defecto, el modo
seleccionado es “Edición”, el que permite introducir cambios directamente en el
documento.
Al seleccionar
“Sugerencias”, cada cambio introducido quedará marcado en el documento y
generará un comentario. Otros colaboradores podrán aceptar las sugerencias para que se
realicen los cambios o rechazarlas para borrar los mensajes.
Les recomendamos usar este modo sólo si las correcciones son
menores (puntuación, acentuación y ortografía), ya que cuando se hacen
modificaciones mayores el texto queda lleno de marcas que dificultan mucho la
visualización de los cambios.
Estructurar contenidos
Google Docs ofrece todas las opciones clásicas de los procesadores de texto. Usando el tablero principal de edición, es posible insertar:
- Títulos y subtítulos: Permite indicar cuando un texto es un párrafo (texto normal), un título o un subtítulo. Si después vas a copiar y pegar el texto en un gestor de contenidos, te recomendamos usar como título principal el “Título 1” y como secundarios los siguientes “Título 2”, “Título 3”, etc.
- Listas: Pueden ser numeradas y no numeradas e incluir sub listas en varios niveles.
- Imágenes: Permite insertar gráficos, ilustraciones y cualquier apoyo visual en un archivo de imagen.
- Tablas: En “insertar tabla” se puede indicar el número de columnas y líneas para generar rápidamente una tabla.
- Destacados: Se pueden usar negritas, cursivas y subrayar palabras y frases para destacarlas.
Una de las grandes ventajas de usar estos elementos, es que generan el código HTML correspondiente. Es decir, si copias el texto y lo pegas en un gestor de contenidos como WordPress, este mantendrá su estructura mostrando en el código los H1, H2, ul, y table que correspondan, ahorrando el trabajo de volver a marcarlos.
Elaborado por : Michael Zurita Vazquez
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